Делопроизводственные материалы – такой вид исторических источников, которые имеют основной функцией обслуживание управляющих систем различного уровня (государственный, предприятие, учреждение).
Документ – это материальный объект с информацией, закрепленной определенным способом для ее передачи во времени и пространстве. Документу предшествуют подготовительные и промежуточные материалы.
В структуре делопроизводственной документации выделяются две группы: 1) непосредственно управленческие решения, а также документы, обслуживающие их принятие и реализацию; 2) группа разновидностей, обеспечивающая документооборот.
Первая группа формируется уже с зарождением государства.
Длительное время преобладающая часть делопроизводственных документов возникала в системе государственного аппарата, поэтому они (относительно частных документов) лучше сохранились и воспроизводят систему государственного аппарата. Естественно, что усложнение государственного аппарата приводило к усложнению делопроизводства, к появлению и увеличению количества документов, обслуживающих документопотоки. Невозможно изучать документы делопроизводства без изучения истории учреждений, в результате деятельности которых они появились.
На начальных этапах существования государства, при неразвитости структуры и форм государственного аппарата, материалы делопроизводства очень сложно выделить из состава документов в целом. Вместе с тем, по мере становления особых учреждений по подготовке и обслуживанию документов делопроизводства – канцелярий, они все же не теряют связи с другими группами. Поэтому наиболее эффективным является изучение делопроизводственных документов при знакомстве со всем комплексом материалов по тому или другому вопросу.
Прежде всего, необходимо иметь в виду, что важнейшие основы делопроизводства утверждаются законодательно. Четкий порядок возникновения и функционирования документов был представлен в Статуте 1588 г.
Точное деление различных видов документов эпохи средневековья усложняется тем, что большинство документов сохранилось не в оригиналах, а в копиях. Пример тому «Литовская Метрика», которая по сути подменила собой государственный архив. Этот комплекс возник в результате деятельности делопроизводственного учреждения – канцелярии, но среди материалов присутствуют и законодательные, и актовые, и собственно документы делопроизводства.
Материалы делопроизводства изо всех прочих видов наиболее тесно связаны, переплетены с другими видами документов, в соответствии с чем и должно строиться их изучение.
Большое внимание исследователь должен посвятить выяснению того, как обеспечивались такие делопроизводственные операции как регистрация документов, хранение, контроль за исполнением.
Серьезные проблемы возникают при классификации документов делопроизводства. Специфика их возникновения и функционирования в различных государствах столь разнообразна, что данный вопрос вызывает очень большие споры. Но на основе преимущественного функционального назначения делопроизводственных документов можно выделить следующие группы:
1. распорядительная;
2. отчетная;
3. протокольная (информация коллегиальных органов, собраний, заседаний);
4. переписка между учреждениями, которые не находятся в системе субординации (подчиненный – руководящий) или равными по статусу структурами;
5. документы, обслуживающие документооборот и документы по личному составу (канцелярия);
6. информационные (основная функция – оповещение о принятых решениях);
7. специальные системы делопроизводства: судебно-следственная, военная, дипломатическая.
В ряде случаев выделяют также делопроизводство политических партий и общественных организаций. Сложность классификации приводит к возникновению множества групп систематизации документов делопроизводства («документы» в переводе с латыни — способ доказательства).
Кроме того материалы делопроизводства делят в зависимости от критерия: по способу фиксации информации — на письменные, графические, фоно- и фотокинодокументы; по происхождению — на служебные и личные; по содержанию — на организационно-распорядительные, финансово-расчетные, обеспечения и сбыта и па личному составу; по месту возникновения — на внешние и внутренние; по наименованию — на приказы, протоколы, распоряжения, инструкции и т.д.;
Особую группу документов делопроизводства составляют служебные письма, телеграммы, телефонограммы, которые имеют своим назначением передачу срочных сообщений. По срочности различают весьма срочные, срочные и несрочные.
По гласности бывают секретные, несекретные, для служебного пользования. Секретные документы имеют особую отметку о секретности. «Совершенно секретно», «Секретно» или «К». По форме бывают индивидуальные и типовые. По срокам хранения подразделяются на документы постоянного, долговременного и временного хранения. По стадиям создания документы можно представлять в виде черновика, оригинала, копии и дубликата.
В делопроизводстве важно изучение эволюции формуляра документа, который понимается как внутренняя структура акта (с точки зрения дипломатики) и как совокупность реквизитов, их определенное расположение в документе. Набор реквизитов определяется целями создания, назначением документа, требованиями к его форме и содержанию, зависит от способа документирования.
Комментариев нет:
Отправить комментарий