Делопроизводственные документы российских канцелярий делились на внешние (документы-отношения и переписка) и внутренние. Ведение внешних документов называлось письмоводительством. Под делопроизводством понималось документальное оформление дел (их поступление движение, исполнение). Особенностью российского делопроизводства являлась четкая регламентация, т.е. документы должны были иметь соответствующие заголовки, индексы, состоять из установленных разделов, которые определялись в законах и распоряжениях верховной власти.
В системе российского делопроизводства можно выделить 5 групп документов:
1. Протокольная группа – протоколы, журналы, стенографические отчеты. Ее главной целью была фиксация мнений выступавших на заседаниях Государственного Совета, Государственной Думы, других государственных органов. Протоколы вели специальные секретари или стенографисты.
2. Группа отчетной документации – отчеты, доклады, докладные записки, годовые отчеты, отчеты-обозрения за несколько лет о деятельности центральных и местных органов власти. Главная цель этих документов – отчет государственного органа о проделанной работе перед вышестоящим органом или перед обществом.
3. Группа переписки, которая складывалась из разных форм переписки между вышестоящими и нижестоящими учреждениями — предписания, циркуляры, распоряжения, запросы, приказы. Главная задача этой группы обеспечить выполнение решений вышестоящих нижестоящими органами.
4. Группа переписки равных учреждений или учреждений, которые друг другу не подчинялись — официальные письма, отношения, сообщения. Документы этой группы служили для обмена информацией и просьбами между государственными органами.
5. Группа переписки нижестоящих учреждений с вышестоящими — рапорты, донесения представления, прошения, жалобы. Задачей этих документов было обеспечение обратной связи с вышестоящими органами, изложение нужд нижестоящих органов.
Большинство материалов делопроизводства были рукописными. Они создавались или переписывались писарями, которые имели «каллиграфический почерк» (как у Акакия Акакиевича из гоголевской «Шинели», переписывающего дела без ошибок, но и не вникавшего в их суть). Эти писари пользовались специальным «канцелярским языком», который изобиловал устойчивыми выражениями и штампами.
В XVIII–XIX вв. постепенно увеличивается число документов, которые создаются типографским способом. Все шире распространяются типографские бланки, в которые необходимо было вписать отдельные слова и выражения. Иногда документы тиражировались на копировальных аппаратах – гектографе, мимеографе и др. Некоторые документы писались на «фирменных» бланках (например, документы МВД) или на специальной гербовой бумаге, введенной при Петре I. В этом случае печать учреждения была не обязательна. В конце XIX в. появилась машинопись.
Комментариев нет:
Отправить комментарий